中裕燃气临沂中裕燃气有限公司

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如何推进档案信息化建设

2017-11-16 字号 T T 浏览次数:142 作者:徐倩

实现档案管理的信息化建设对提高各燃气公司的档案管理水平,乃至整个燃气公司的管理水平,能起到重要促进作用。

 

临沂中裕档案室成立2004年,2009年建立档案管理网络,公司档案实行统一集中管理,2010年升级为省一级档案室。经过三年的建设,添设设备,安装PDE数字档案管理系统和公司OA办公系统等,完成公司档案电子化工作,于2013年正式升级为“山东省特级档案室”。临沂中裕通过档案的信息化采集并存入数据库,在数据库中对档案信息进行归纳总结,大大提高档案的管理效率。同时,拓展利用途径,提升了燃气供气效率和服务质量,降低供气的风险,实现了公司管理服务水平的提高

 

随着现代社会经济的快速发展,面对更为复杂的管理情况,临沂中裕档案管理不仅需要持续地进行创新与改革,还要与现代社会的发展步伐相统一,只有这样才能将其自身的优势作用充分发挥,同时工作人员在搜索与查找相关信息时更为便捷,让管理工作效率在整体上得到显著提高。对档案管理信息化过程中遇到的的问题进行分析解决精耕细作,方能使档案管理工作的能效充分发挥。

 

完善档案信息化管理制度建设

 

档案信息化管理是一套全新的管理模式,是摸着石头过河,缺乏系统化理论化的管理制度,缺乏有效的指导。档案管理中随意不规范的行为,使得档案管理信息化建设进度缓慢,多走许多弯路。因此,公司下一步要结合实际情况,建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度合理科学地安排档案管理工作的工作流程使档案工作人员在工作中有法可依。另外,还要制定一套监督制度,对档案管理工作实行监督。保证档案管理信息化建设的顺利进行。

 

档案管理人员自觉提高综合素质

 

注重档案管理人员的专业学习与培训,不仅要定期组织相关的基础知识培训,还应结合相关人员的具体情况,进行重点培养。无论是新员工,还是老员工,都要在档案基础知识的培训中,自觉加强对专业知识的学习,不仅要掌握现代化的档案管理操作系统,还要同时进行熟练的信息化管理,保障档案信息化管理的安全有效性。只有不断提升档案管理人员的专业技能与综合素质,才能对接当前的市场经济化需求,对企业发展起到有效的推动作用。

 

增强档案管理信息化建设的安全性

 

档案管理对公司有极其重要的作用,只有档案信息化管理安全性得到有效保证,才可以让其作用得到有效的呈现。第一,建立健全相关的保密制度与规定,并以此对相应的档案管理工作人员实行制约,一旦有泄密人员,要给予严厉处分,使档案可以获得有效管理,确保档案信息的安全性。第二,公司应主动推广计算机知识与网络安全知识,使内部的所有工作人员都能拥有网络安全意识,并对安全隐患所带来的严重后果加以宣讲,同时增强计算机管理部门对网络安全的监管力度。

 

完善档案管理集成化信息化管理体系

 

公司在实行档案管理信息化过程中,应加强对纸质档案资料的管理,并结合计算机档案管理形成新的管理模式。在实现公司档案的信息化管理过程中,不仅要积极主动对集成化的信息管理措施加以运用,还应通过计算机的精细化管理对档案信息进行分类、编号,并对公司各部门的具体情况与信息性质进行科学的、规范的档案分类管理。

 

总的来说,档案管理与公司各项工作都有直接或间接的关系,科学化、正规化的档案信息化管理是保障企业运营的重要内容,为使目前档案管理信息化建设过程中的一些问题得以及时解决,需要公司各部门沟通合作,共同努力。